Debiteurenadministratie is een onderdeel van bedrijven dat vaak onderschat wordt door ondernemers. Toch is betalingsachterstand van debiteuren één van de vaakst voorkomende redenen voor een faillissement. Wat is debiteurenadministratie precies? En waarom is het essentieel voor jouw onderneming? Lees verder om alles te weten te komen wat jij nodig hebt.
Wat is debiteurenadministratie?
Je hebt een afspraak gemaakt met een klant. Jij hebt jouw product of dienst al geleverd, en je stuurt de klant een factuur. Die klant is vanaf dat moment debiteur, iemand die jou nog geld schuldig is. Debiteurenadministratie is een belangrijk onderdeel van de financiële administratie van jouw bedrijf. Het geeft weer van welke debiteuren jij nog geld moet ontvangen, hoe hoog het bedrag is, en hoe lang het geleden is dat je de factuur hebt verstuurd. Soms duurt het lang voor een factuur door een debiteur betaald wordt. In sommige gevallen betaalt de klant zelfs helemaal niet. Een goede administratie zorgt ervoor dit niet of nauwelijks meer voorkomt, omdat je altijd precies weet welke facturen er nog openstaan. Op deze manier heeft de klant voordeel van jullie samenwerking, en krijg jij ook het geld dat je hebt verdiend.
Waarom is debiteurenadministratie zo belangrijk?
Het bijhouden van klanten die jou nog geld schuldig zijn klinkt als een logisch en simpel deel van je financiële administratie. Toch is er een aantal dingen die een efficiënte debiteurenadministratie essentieel maken voor jouw bedrijf. Ten eerste eist de belastingdienst dat je één keer per jaar een balans opmaakt. Debiteurenadministratie is een belangrijk deel van deze balans. Verder kan het ernstige gevolgen hebben voor je onderneming als je debiteuren uit het oog verliest. Er is dan kans dat je geld tekort komt dat je nodig hebt om bijvoorbeeld rekeningen te betalen of nieuwe investeringen te doen. Bovendien ben je vaak veel tijd kwijt aan pogingen om de debiteur alsnog of sneller te laten betalen. Veel ondernemers vinden dit ook vervelend om te doen, omdat langdurig vragen om betaling soms de relatie met een klant kan verslechteren, zodat je risico loopt om de klant kwijt te raken.
Hoe zorg je voor een goede en efficiënte administratie?
Nu je weet waarom debiteurenadministratie zo’n belangrijk deel is van jouw bedrijf, wil je natuurlijk weten hoe jij je beheer hiervan zo goed mogelijk kunt regelen. Hier zijn verschillende manieren voor. Zo zijn er diverse programma’s die jou helpen bij het boekhouden. Veel ondernemers gebruiken hier ook Excel voor. Eén van de beste opties om snel een overzichtelijke administratie te krijgen is om deze uit te besteden aan een bedrijf. Zij zijn hierin gespecialiseerd en hebben verschillende middelen om jou de best mogelijke administratie te geven. Ook Creditpartners is zo’n bedrijf. Het grote verschil hierbij is de debiteurenbeheer software die gebruikt wordt. Deze is namelijk geoptimaliseerd om jou te helpen bij je administratie en biedt veel verschillende oordelen. De software is niet alleen goed voor jou, maar ook voor je klant, omdat zij alle facturen die nog betaald moeten worden op één plek hebben. Hierdoor is een snellere betaling van jouw factuur gegarandeerd.