Tips voor als je documenten wilt anonimiseren

Voor bedrijven die veel privacy-gevoelige documenten onder hun beheer hebben, is anonimiseren van deze gegevens een belangrijke stap om veiligheidsrisico’s te verminderen. Anonimiseren betekent dat persoonlijke informatie wordt weggehaald uit documenten, waardoor ze niet langer te herleiden zijn naar specifieke personen. Maar hoe moet het anonimiseren worden uitgevoerd en wat zijn de belangrijkste aandachtspunten? In deze blog zullen we vijf tips delen die jouw bedrijf kunnen helpen bij het veilig anonimiseren van documenten.

Identificeer de persoonlijke data

Voordat je kan beginnen met anonimiseren dien je weten welke informatie in het document persoonlijk en privé is. Persoonlijke en privacygevoelige gegevens omvatten namen, adressen, telefoonnummers, ID-nummers of elk ander gegeven dat te herleiden is naar een specifieke persoon. Zorg ervoor dat je al deze data op een rijtje zet en markeert, zodat je dit later kunt verwijderen.

Gebruik een professionele anonimisering tool

Er zijn verschillende tools beschikbaar om jouw bedrijf te helpen bij het anonimiseren van data. Zorg dat je kiest voor een betrouwbare en professionele tool. Deze tools kunnen automatisch alle persoonlijke informatie uit documenten filteren of aangeven waar deze gegevens zich bevinden. Dit maakt het proces van anonimisering een stuk gemakkelijker en meer accuraat.

Documenteer het anonimiseringsproces

Een belangrijke stap bij het anonimiseren van gegevens is om het hele proces zorgvuldig te documenteren. Noteer welke documenten zijn geanonimiseerd en zorg dat dit opgeslagen wordt op een veilige plek. Dit is belangrijk, omdat je te allen tijde een overzicht wilt behouden van welke gegevens behandeld zijn en welke niet.

Test de anonimiseringsresultaten

Je wilt niet dat er nog persoonlijke data overblijft in geanonimiseerde documenten. Test daarom altijd de resultaten van het anonimiseren grondig. Dit om te zorgen dat er geen data meer zichtbaar is die dit niet zou moeten zijn. Gebruik daarom verschillende tools, of laat het testen door een externe partij om te verzekeren dat alles grondig geanonimiseerd is.

Ga verantwoord om met geanonimiseerde informatie

Tenslotte is het belangrijk dat jouw bedrijf verantwoord omspringt met de geanonimiseerde gegevens. Zorg dat geanonimiseerde documenten alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die deze gegevens nodig hebben om hun werk uit te voeren. Anonimisering van documenten geeft echter geen garantie voor 100% anonimiteit, aangezien er altijd de kans bestaat dat er nog data achterblijft. Wees daarom voorzichtig wanneer je deze documenten binnen of buiten jouw organisatie deelt.

Samenvatting 

Om te voorkomen dat bedrijfsdata in verkeerde handen komt, is anonimiseren van documenten van belang. Dit proces waarborgt de veiligheid van privacygevoelige informatie en zorgt dat deze alleen bij een goede mensen terecht komt. Door het implementeren van de bovenstaande tips bij jouw bedrijf, kun je er zeker van zijn dat anonimiseren van documenten op een veilige en verantwoorde wijze gebeurt.

 

Bron: Open op Orde