Organisaties van elke omvang stappen nu over op hosted VoIP als communicatiemiddel voor hun bedrijf. Waarom? Nou, er is een breed scala aan voordelen, waaronder kosten, betrouwbaarheid, gemak, flexibiliteit en meer.
Afhankelijk van de grootte en specifieke belbehoeften van je organisatie kun je aanzienlijk besparen op je maandelijkse telefoonrekening door over te stappen op hosted VoIP. Geen wonder dat analisten schatten dat de VoIP-markt met meer dan 15 procent per jaar groeit! Bovendien, wanneer VoIP wordt gebundeld met andere zakelijke hulpmiddelen zoals glasvezel internetconnectiviteit, kun je grote winst boeken op het gebied van betrouwbaarheid en uptime.
De verleiding om bij het vertrouwde te blijven kan heel reëel zijn, vooral voor bedrijven die geen interne technische expertise of enorme budgetten voor communicatie hebben. Je traditionele telefoonleverancier is misschien niet perfect, maar het risico van het onbekende kan een beetje eng zijn. Als je probeert te beslissen of de voordelen van VoIP genoeg zijn om de kosteninvestering en de overstap te rechtvaardigen, ben je hier op de juiste plaats.
1. Eenvoudiger beheer
Het installeren van een traditioneel telefoonsysteem in een kantoor vereist het maken van een afspraak met een technicus van een servicebedrijf om de apparatuur te installeren en de bedrading speciaal voor het telefoonsysteem aan te leggen. Hoewel dit zelden een doorlopend probleem is, is het zeker een last wanneer je voor het eerst een installatie maakt of belangrijke wijzigingen aan je telefoonlijnen moet aanbrengen.
Beginnen met VoIP is eenvoudig. Je hebt alleen handsets nodig die dezelfde bedrading en schakelaars kunnen delen als je LAN. We merken zelfs dat veel klanten kiezen voor softphones en niet eens meer telefoons gebruiken. Of, als ze al handsets gebruiken, is dat alleen voor een deel van het personeelsbestand. Hoewel de ondersteuning door leveranciers kan variëren, vereist het aansluiten van je bedrijf op gehoste VoIP-diensten een minimum aan interne expertise en vaardigheden.
Tip: bedrijfsnummer aanvragen
- Voordelen voor contactcentra
Voor bedrijven die klantenservice verlenen via de telefoon, is Hosted VoIP geschikt voor de behoeften van een contactcentrum van elke omvang – van een klein handjevol vertegenwoordigers van de klantenservice tot honderden agenten die 24/7 actief zijn.
Met een hosted VoIP-leverancier die de behoeften van een contactcentrum ondersteunt, kun je het volgende waarderen:
– Unified communications (UC): UC stelt je vertegenwoordigers in staat met klanten te communiceren via telefoon, chat, e-mail en meer.
– Rapportage en monitoring: Veel VoIP diensten voor contact center oplossingen bieden gemakkelijk toegang tot de statistieken en het toezicht dat je nodig hebt om slimmere beslissingen te nemen over personeel en training.
– Interactieve spraakherkenning (IVR): Door je klanten hun behoeften te laten uitspreken, kun je je ouderwetse telefoonboom met drukknoppen weggooien en gesprekken precies naar de juiste afdeling of persoon leiden.
– Slimmere routering van gesprekken: VoIP biedt extreme flexibiliteit bij het routeren, waardoor je het aantal ontvangen gesprekken kunt optimaliseren op basis van CSR-training, vaardigheidsniveau en andere factoren.
- Extra functies
Gehoste VoIP is flexibel en kan worden aangepast aan je behoeften. Sommige gloednieuwe starters kunnen minimale functies nodig hebben om zo kostenefficiënt mogelijk van start te gaan. Grotere, gevestigde ondernemingen willen misschien de meeste mogelijkheden ontsluiten voor meer geïntegreerde communicatie.
Waar je ook valt op deze schaal, samenwerken met een hosted VoIP leverancier die het volledige pakket VoIP add-on functies aanbiedt, kan je zakelijke communicatie transformeren. Enkele populaire add-ons om te overwegen zijn:
– Gegevensintegratie: Voicemail-naar-e-mail transcriptie
– Geautomatiseerde gespreksdistributie: Voor contactcentra of hoge belvolumes
– Interactieve spraakherkenning: Slimmere gespreksroutering dankzij in het systeem ingebouwde intelligentie
– Beheer op afstand: Webgebaseerd beheer voor het toevoegen van telefoonlijnen
– Chat: Voor interne en externe communicatie, eventueel geïntegreerd met je customer relationship management (CRM) tool.
– Videochat en teleconferenties
- Flexibiliteit en schaalbaarheid
Als je een leverancier van analoge of PRI-telefoons gebruikt, is het niet altijd gemakkelijk om nog een telefoonlijn toe te voegen. Je zult tijd kwijt zijn aan de telefoon met de klantenservice, een installatie moeten plannen, of zelfs lang moeten wachten.
Het kan traag, duur en vervelend zijn.
Met VoIP kun je gemakkelijk binnen enkele minuten telefoonlijnen toevoegen, vaak rechtstreeks vanuit je beheerportaal, tegen een vast tarief per maand. Alles wat je nodig hebt is een webbrowser en de mogelijkheid om een paar keer te klikken, hoewel we aanraden deze mogelijkheid niet aan iedereen in het bedrijf te geven. De flexibiliteit en schaalbaarheid van VoIP is ideaal voor bedrijven met seizoensgebonden schommelingen in het personeelsbestand of bedrijven die een snelle groei doormaken.
- Gegevensintegratie
Het creëren van een positieve “klantervaring” betekent dat je je communicatie over kanalen heen moet integreren. Dit kan betekenen dat je sociale media, telefoons, e-mail, voicemails, chat en alle andere methoden die je klanten gebruiken om te communiceren bij elkaar moet brengen.
Door een VoIP service te kiezen die integreert met je customer relationship management tool, kun je inzicht ontwikkelen in elke communicatie die een klant met je bedrijf heeft. Dit kan omvatten:
– Transcriptie van voicemail naar e-mail
– Mobiliteit
– Chat
– Berichten op sociale media
- Kostenbesparingen
Het kostenbesparingspotentieel van VoIP bedrijf is enorm. Er zijn enige initiële investeringskosten in handsets, maar je kunt een vast bedrag per maand betalen voor elke telefoonlijn en aanvullende diensten. Onderzoekers schatten dat het gemiddelde bedrijf 40 procent bespaart op hosted VoIP ten opzichte van analoog, terwijl bedrijven met grote internationale belbehoeften 90 procent kunnen besparen.
Het is ook belangrijk op te merken dat VoIP je bedrijf ook op andere gebieden geld kan besparen. Je verliest geen productiviteit wanneer traditionele telefoonlijnen uitvallen. Je krijgt niet te maken met een vernederende datalek (en bijbehorende opruimkosten) door het aftappen van telefoons. VoIP is gewoon financieel verstandig.
- Mobiliteit
Hoewel niet alle providers dezelfde add-ons voor VoIP-service bieden, behoort mobiliteit tot de meest voorkomende voordelen die bedrijven ontsluiten als ze overstappen op hosted VoIP. Afhankelijk van je leverancier en configuratiebeslissingen kun je telefoongesprekken gelijktijdig laten overgaan naar zowel bureau- als mobiele telefoons, mobiel doorverbinden ontgrendelen, of mobiele failover inschakelen in het zeldzame geval dat je internet uitvalt.
Voor bedrijven die werknemers op afstand laten werken of die moeten reizen, zijn de mobiliteitsvoordelen van VoIP opmerkelijk voor de productiviteit en de klantenservice. Je kunt de verwarring van verloren of gemiste voicemails of van medewerkers die moeten jongleren met een bureaulijn en een mobiel nummer helemaal wegnemen.